MANOKWARI, LinkPapua.id – Biro Administrasi Pimpinan (Adpim) Setda Papua Barat memperkenalkan inovasi Gercep Protokol untuk mempercepat layanan keprotokolan. Inovasi tersebut dibuat untuk menangani perubahan jadwal pimpinan yang dapat berubah secara mendadak.
Inovasi Gercep Protokol dipamerkan dalam Pameran Implementasi Aksi Perubahan PKA di lobi Kantor Gubernur Papua Barat, Arfai, Jumat (18/9/2026). Inovasi itu digagas Kepala Sub Bagian Tamu Keprotokolan Biro Adpim Setda Papua Barat Jhon K Yarisetouw yang mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA).
“Setiap peserta diwajibkan untuk membuat satu inovasi. Inovasi ini diwajibkan untuk mempermudah atau melancarkan dan membantu lingkungan kerja. Kebetulan saya buat inovasi bernama Gercep Protokol. Gercep Protokol adalah Gerak Cepat Pelayanan Protokol,” ujar Jhon.
Jhon mengatakan Gercep Protokol lahir dari persoalan informasi yang terlambat diterima pihak terkait. Perubahan agenda pimpinan yang terjadi secara mendadak juga menjadi alasan inovasi tersebut dibuat.
“Tugas utama dari Gercep Protokol berangkat dari masalah informasi yang agak sedikit terhambat, perubahan jadwal pimpinan yang secepat kilat dan kapan pun bisa berubah. Bahkan ada juga yang jadwal pimpinan harus segera dirubah sehingga muncullah inovasi Gercep Protokol,” jelasnya.
Melalui Gercep Protokol, perubahan agenda pimpinan diharapkan segera diteruskan kepada pihak terkait. Informasi untuk pimpinan dan penyelenggara kegiatan juga ditargetkan dapat diterima dengan cepat.
“Diharapkan inovasi ini dapat meng-handle perubahan jadwal, informasi harus ke pimpinan secepatnya, kepada penyelenggara juga harus secepatnya,” kata Jhon.
Jhon menjelaskan kecepatan penyampaian informasi menjadi bagian penting dalam pelaksanaan Gercep Protokol. Sasaran informasinya adalah sekretaris atau kepala bagian umum di setiap dinas maupun badan yang menjadi penggerak di masing-masing kantor.
“Yang utama informasi ini harus kepada target utama harus kepada sekretaris atau kabag umum di kepegawaian di setiap dinas atau badan. Mereka adalah motor penggerak di setiap kantor sehingga aksi perubahan yang saya buat ini merangkul mereka. Kemudian informasi dari Bapak Gubernur (Dominggus Mandacan), Wagub (Mohamad Lakotani), dan Bapak Sekda (Ali Baham Temongmere) cepat sampai kepada pihak yang terkait dalam agenda tersebut,” ungkapnya.
Salah satu penerapannya dilakukan ketika ada perintah mendadak dari Gubernur untuk menggelar apel. Informasi kedinasan tertulis dapat langsung disebarkan melalui grup WhatsApp yang sudah dibentuk.
“Misalkan ada perintah dari Gubernur akan dilaksanakan apel di kebun durian di Anggori. Sore Bapak Gubernur perintahkan, malam kita laksanakan secara kedinasan tertulis, informasi kami share melalui aplikasi WhatsApp. Jadi kita fungsikan aplikasi ini sebagai alat dengan membuat grup yang merangkul pihak terkait, kita tidak bisa japri satu persatu,” terangnya.
Selain menyebarkan informasi, Gercep Protokol juga mengatur posisi pejabat saat kegiatan berlangsung. Jhon mengatakan koordinasi dengan jajaran protokol diperlukan agar pelaksanaan acara tetap tertib.
“Jadi saya juga rangkul teman-teman dan adik-adik di Protokol agar kita sama sama kita bekerja di lapangan,” imbuhnya.
Sementara itu, Kepala Bagian Protokol Setda Papua Barat Nellis Rumadas mengatakan pihaknya juga menampilkan inovasi Protokol Cerdas dalam pameran PKA. Inovasi tersebut diarahkan untuk meningkatkan pelayanan keprotokolan yang sudah berjalan.
“Pada prinsipnya untuk tata pelaksanaan, tata acara, kegiatan-kegiatan keprotokolan memang sudah berjalan dengan rutin dan memang sudah baik, sehingga kita fokus pada peningkatan pelayanan keprotokolan cepat, tepat dan bermartabat,” sebut Nellis.
Nellis berharap hasil inovasi yang dipamerkan dalam PKA dapat menjadi panduan bagi jajaran Protokol Papua Barat. Panduan tersebut diharapkan mendorong jajaran protokol bekerja lebih cerdas dalam menjalankan tugas.
“Harapannya mungkin apa yang dipamerkan ke depan jadi panduan untuk teman-teman Protokol untuk lebih cerdas,” harapnya. (LP14/red)
